Flerbindsværker (publicerede materialer) - vejledning og eksempler

Indledende bemærkninger

Det er besluttet, at hele konsortiet fremadrettet arbejder med enhedsposter. Det betyder, at konsortiet er fælles om de bibliografiske poster, og at der så vidt muligt ikke oprettes dublet-poster.

Det betyder derfor at flerbindsværker også håndteres som enhedsposter, og det er vigtigt, at bibliotekerne:

• Laver flerbindsværker efter fælles metoder
• At der ikke laves dubletposter
• At dette tages i betragtning, allerede når der oprettes en ordre på et flerbindsværk:
  • Der oprettes en individuel ordre på hvert bind, så de fra starten er tilknyttet separate bibliografiske poster.
  • Dette gælder i særlig grad for danske publikationer.

For udenlandske publikationer præsenteres i det følgende forskellige tilgange.

Konverterede flerbindsværker (gamle poster):

Udfordringen er, at Alma består af mange poster fra flere bibliotekssystemer. Det er tydeligt at se, at hver institution har haft sin måde at gøre tingene på, og at katalogpraksis har forandret sig gennem årene.

Det er vigtigt, at katalogisator og indkøber ikke nøjes med at slå nye titler op i egen Institution Zone, men også slår op i Network Zone, da titlen kan være ejet af et andet bibliotek end ens eget.

I det tilfælde oprettes ordren på posten fundet i Network Zone.

• Der er mange forskelligt udformede poster på hvert flerbindsværk, når de er konverteret over fra de gamle institutionsbaser.
• I København har man tidligere haft tradition for at hente enkeltbindsposter, mens Aarhus som hovedregel hentede en flerbindsværkspost med alle bindene i samme post (dog ikke for skolebogsmateriale).
• CBS og AUB har deres varianter.
• Der køres merge-projekter i Alma på bibliografiske poster, når nye biblioteket tilsluttes koncernen – her er flerbindsværker dog fritaget, netop pga. de store forskelle i katalogisering.

Generelt om danske udgivelser og bibliografiske poster

OAI-høstede poster fra Nationalbibliografiske fortegnelse:

Fra overgangen fra KBHs Aleph til et godt stykke ind i 2020 er poster på danske materialer hentet enkeltvis. Fra uge 46, 2020 bliver poster fra DBF OAI-høstet på ugentlig basis.

• Flerbindsværker konverteres som enkeltbindsposter, hvor data hentes fra både hovedpost og bindpost i Danbib.
• Den OAI-høstede post skal vælges til videre katalogisering/indkøb af materialer. Dette gælder også for flerbindsværker.
• Posten kan genkendes på, der optræder et felt 035 med (870970)-nummer og et 932 felt med en nationalbibliografisk kode. På KB genkendes posten ved, at KBL Nationalbiblioteket og SBMAG KB Victor Albecks Vej, Aarhus optræder som Libraries.
• Der må ikke laves dubletposter, hvis posten allerede findes som den eneste – gælder også for flerbindsværker.

Nye danske flerbindsværker

som fx findes ikke i basen, nyt ift eksisterende post og library, nyt ift. location.

• Altid ét bind per post (enkeltbindsposter).
• Brug som hovedregel, den post som er OAI-høstet ugentligt og hvor pligtafleveringen (Library KBL) er koblet på.
• Undgå at lave dublet-poster.
• Der laves ikke et ”gammeldags” flerbindsværk med flere bind i samme post, hvis det er dansk.
• Hvis helt nyt flerbindsværk for ens "Library", vælges enkeltbindsposten.
• Ved flere enkeltbindsposter vælges KBL-posten (altså den post hvor Library = KBL Nationalbiblioteket) eller den post hvor der er flest reservationer.
• Enkeltbindsposter har ingen bindbeskrivelse i item
• Indkøbsfolk skal især være opmærksomme på, at danske flerbindsværker ALTID SKAL oprettes som enkeltbindsposter. Indkøber skal oprette en ordre per bind. Kan altid få hjælp hos katalogisator.
• Det giver ekstra arbejde ved modtagelsen og katalogiseringen af materialet at dele dem op i flere poster. Og er ret umulig, hvis man ikke sidder fysisk med materialet. Vi er mange som køber meget af det samme på samme tid.

Gamle danske flerbindsværker

Hvis materialet er:

• Nyt for egen IZ eller Library code følges enkeltbindspost-princippet (ét bind per post).
• Gammelt for egen IZ, vælges den bedste post fx den med flest holdings/items (eller requests).
• Hvis bind 3 modtages, og ens Library er koblet på en post med flere bind i, fortsættes i denne.
  • Man kan vælge at splitte den op og flytte til enkeltbindsposterne, men det er tidskrævende.
• Gammelt for eget Library, anvendes den konverterede post, til værket er afsluttet.
• Katalogisator kan vælge at merge poster og flytte postens enkelte bind til de respektive enkeltbindsposter, hvis det giver mening. Kan være en tidskrævende opgave.

Opsamling

• Flerbindsværker med felt 505 80 skal, uanset om det er enkeltbinds poster eller flere bind i en post, mærkes med felt 597 bb *a FLB.
• Når du søger - start i NZ for at se om der er andre ejere udenfor IZ.
• Felt 008 - hvis flere bind i posten, skal position 6-14 gennemgås og 260/264 skal evt. tilrettes.

Danske eksempler 1_7.docx

Generelt om udenlandske udgivelser og bibliografiske poster

Nye udenlandske flerbindsværker

• Den bedst mulige post vælges. Den katalogisator der katalogiserer flerbindsværket først, er den som har valgt, hvordan det skal se ud fremover.

Gamle udenlandske flerbindsværker

Hvis materialet er:

• Nyt for egen Institution Zone eller Library, vælges den bedst mulige post i Alma.
• Gammelt for egen Institution Zone vælges den bedste post fx. den med flest holdings/items eller request.
• Gammelt for eget Library anvendes posten til værket er afsluttet. 
• Katalogisator kan vælge at lave en torso af den eksisterende beholdning, og fortsætte med at katalogisere værket på den nye måde (det er bl.a. gjort ved Staudinger).

Udenlandske eksempler 1_3.docx

Opsamling

• Flerbindsværker med felt 505 80 skal, uanset om det er enkeltbinds poster eller flere bind i en post, mærkes med felt 597 bb *a FLB.
• Når du søger - start i NZ for at se om der er andre ejere udenfor IZ.
• Felt 008 - hvis flere bind i posten, skal position 6-14 gennemgås og 260/264 skal evt. tilrettes.

Manuel merge af flerbindsværker

Konsortiets politik er indtil videre, at alle katalogisatorer afstår fra at merge poster på flerbindsværker.

På sigt kan katalogisator vælge, at poster skal merges, men det udestår at beskrive den korrekte procedure – den testes fortsat.

Forfatter: Margit Sørensen Helbo

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 8. juli 2021

Vejledningen revideres: hver 2 år eller ved behov

Roller og ansvar: Margit Sørensen Helbo og Iben Bruun-Aamodt

Datoer og initialer for løbende revidering: