Månedlige opgraderinger

Medarbejdere kan få en email når et link markeres som "broken". 

Sæt emails ind i tabellen "Leganto Features"

• Materialer som er på Temporary Location inden de sendes til Lending (som i sig selv er en Temporary Location), kan nu returneres til denne Temporary Location, når de modtages retur fra Lending. Tidligere gik de til deres Permanent Location.
• Lending requests kan nu sorteres efter location
• Når der leveres materialet digitalt, kan betingelser for brug (om det må udleveres til slutbruger som digital fil eller fysisk materiale) anføres.
• Noter kan aktiveres/slettes fra højre sides visning i Resource Sharing Task List (gælder også for Borrowing.)

Uploadede filer kan gøres synlige for studerende selv om citationen er "incomplete".  

Der har været en del forvirring over at en citation på en pensumliste skulle være i status "completed" for at de studerende skal se den fil, som en underviser (eller bibliotekar) har uploadet. Dette kan nu ændres - som en generel setting.

Parameteren display_not_complete_files (Configuration > Leganto > List Management > Copyright Settings) skal sættes til true. Default er false

• For kurser, hvor ingen liste forventes får de studerende nu en mere meningsfuld besked​
• Skabeloner, som biblioteket stiller til rådighed for undervisere der laver reading lists, er nu tilpasset det nye UI​
• Farvevalg og anden konfiguration for nyt UI​
• Nyt dashboard for Student Usage i Leganto Analytics

Det nye dashboard er først tilgængelig i produktion.

• Tredje-parts produkt til analyse af workflows/benyttelsestrends.​
• Hovedgrunden til, at der er kommet cookie-banner på Alma.​
• Data bruges primært af ExLibris til UI- og workflow-forbedringer.​
• Vil også komme som en ny brugervendt walk-me funktion senere.

Data flow and protection document:

Brugerens navn på "vistikortet" er link til brugerens konto.

Gør det meget nemmere at gå fra fx en borrowing request til brugerens konto i Alma og evt redigere den.

Ser dog ud til kun at gælde i den nye grænseflade - så i borrowing requests task list, men ikke i fx Request search results list endnu.

Læs mere om opsætning af Tipasia som Resource Sharing Partner

• Men ser ud til, at delfelt er obligatorisk, så man ikke kan bruge control-felter, fx 008 :( ​
• På den anden side kan man godt oprette dem, så må afprøves om de faktisk virker også.

• Filstørrelsesgrænser:​
  • Word og Powerpoint: 10 MB​
  • Excel: 5 MB​
• Hvis repræsentationen har en access policy som forbyder download, vises MS Office dokumenter ikke.

Det er nu blevet synligt på portfolios hvor mange gange link resolver linket er blevet vist og hvor mange gange det er blevet benyttet. 

Det gælder både i IZ og NZ resultatlisten (i sidste tilfælde søges på "All titles")

• Crossref Integration Profile er ændret​ - og angiveligt ikke længere nødvendig for at få tilstrækkelige metadata på DOI-poster.
• Ny proxy service integration: RemoteXS​
• Automatisk E-holdings upload T&F (tidsskrifter)​
• CZ-poster: detaljeret ophavs- og bidragsinformation​
• CZ collection: Gennemsnitligt Bibliographic Rank for posterne vises
• Ny URL for SUSHI fra E-book Central
• Nyt felt for Electronic Collection Material Type i POL Information Job

Færre klik for at skifte eksemplarets Missing status. 

• Tilgængelig fra resultatlisten for physical items search​
• Tilgængelig fra Item Editor med den nye knap "Save and toggle missing" ​(vist her)

Hvis eksemplaret er missing tages det ud af missing, hvis ikke sættes det i missing.

Tilføj tekst til en eksisterende note via job.

• I jobbet Change Physical Item Information er der kommet en ny condition for notefelter: Append to field.​
• Med den kan tekst tilføjes til evt. allerede eksisterende note.

​

• Tidligere har man kun overskredet – altid, hvis feltet er tomt, eller hvis det ikke er tomt.

Vi kan køre jobs (masserettelser) på Physical Holdings sæt.

• Man har længe kunnet gemme Holdings som et sæt. Nu kan man også køre jobs på dem.​
• Dels et nyt slette-holdings job.​
• Dels kan man køre de kendte  information update jobs (for Items eller for Holdings) på HOL-post sæt for større præcision.

Bedre muligheder ved Import Profiles (New Order og Update Inventory):

• Ved New Order Import Profile:​ Understøttes nu, at man ved flere lokationer kan generere separate POLs for hver lokation.

• Ved New Order Import Profile og ved Update Inventory Import Profile understøttes nu oplysninger om Item Retention.

• Analytics Objects List: forbedret Manage subscriptions sektion​
• Nyt UI for Analytics Object gælder alle
• Ten Patron Statistical Categories fields were added to Fulfillment > Patron Details. These fields allow you to map ten statistical categories. This allows you to filter reports based on advanced user information typically stored in the statistical category fields. Statistical categories fields exist also in the Borrower Details dimension, but the behavior is different.

Brev editoren er blevet udvidet til at inkludere Xpath til det valgte XML-element

• SAML IdP certifikat: automatisk roll-over
• Forbedter Mapping table UI-funktionalitet:​
  • Intern søgning​
  • Responsive kolonner​
  • Kolonne-overskrift: tekst, ikke felt​
  • Sidetitel – for at vide hvor man er​
  • Paginering – for store tabeller

ExLibris har annonceret, at et af de større indsatsområder fremover er Linked Open Data i bibliotekssystemerne. En af grundene til dette er, at Bibframe er ved at blive realiseret og vinde indpas. Linked Open Data er meget mere end Bibframe, men det vigitigste er, at ressourcer beskrives ud fra relationer til andre ressourcer. Se de grundlæggende principper i denne præsentation fra en tidligere SWIB-konference (Semantic Web in Libraries, 2014). 

Hvordan har dette betydning for os? Et grundlag for at kunne lave effektive beskrivelser gennem relationer mellem entiteter er at man ved hvilke entiteter, der henvises til. Dette sikres gennem autoritetsdata, som selvfølgelig har været en central del af biblioteksverdenen i mange tiår - dog i bemærkelsesværdig lille grad i Danmark, hvor autoritetsfiler har spillet en meget lille rolle. Det vil danske biblioteker være nødt til at komme efter, nu da RDA skal indføres som katalogiseringsregler også her. I den forbindelse er planen at opbygge et dansk autoritetsregister (VERA), men der er allerede en række andre kilder, der kan benyttes, bl.a. ORCID og EuroVoc. For at se autoritetsvokabularer, der understøttes af Alma, se: Working with Authority records. 

Autoritetsdata findes i mange former, men for at sikre konsistent og automatiseret udnyttelse af beskrivelserne som Linked data, skal hver autoritetsenhed have en unik identifikator. Det ser man fx i Orcid, hvor hver forsker at et unik ORCID ID, så man kan være sikker på, at det er præcis denne forsker, det drejer sig om, og ikke en anden med samme navn. Også andre forfattere (fx i VIAF), kontrollerede emneord etc. kan have unikke identifikatorer (URI: Unique Resource Identifier) - i MARC-poster markeres disse i delfelt $$1. En af nyhederne i august, er at disse URIer nu gøres søgbare i egne registre: 

• New Search Indexes for URI Cataloged in $$1​
  • Real World Object URI: indexing $$1 from supporting fields​
  • ORCID - Real World Object URI: indexing $$1 from supporting fields that contain ORCID URI​
  • ISNI - Real World Object URI: indexing $$1 from supporting fields that contain ISNI URI

Men hvordan får man disse URI'er ind i allerede eksisterende poster? Data kan beriges på forskellige måder - hvis man benytter et af de eksisterende autoritetsvokabularer fra Community Zone, og disse indeholder URI'er, kan man selvsagt få berigelsen herigennem. Her i august åbnes der for denne funktion for den europæiske flersproglige emneords-thesaurus EuroVoc: 

Brugerorganisationerne IGeLU og ELUNA har en interessegruppe, som arbejder med Linked Open Data op imod ExLibris-produkter. Se: Linked Open Data Community of Practice.

Den nye grænseflade for Purchase Order Lines introduceres nu for alle. KB har været tidlig tester på den nye grænseflade i en del måneder, men nu kan den altså benyttes af alle. 

I tillæg er der indført nye søgemuligheder for Order lines i avanceret søgning:

• Alert
• Assigned User
• Assignment
• Creation Date
• PO Line in Claim
• Renewal Date
• Sent Date

Det er stadig den gamle POL grænseflade der er default, og den enkelte bruger kan selv vælge at skifte til den nye (via Feautre Rollout Configuration).

Fra og med november vil den nye grænseflade være default, og fra februar 2024 vil den gamle ikke længere være tilgængelig.

Nogle EDI-svar fra en leverandør (fx om at en bog er udsolgt) fører gerne til at ordren skal behandles af personalet. Alma placerer derfor disse POLs i Review-fanen på "Manage EDI Task List", så de kan få den nødvendige opmærksomhed. Nu er der yderligere 5 EDI-svar, der flytter ordren til Review-fanen. (Se alle her.)

• AU –  Publisher's address unknown
• CS –  Status uncertain: check with customer service
• HK –  Paperback out of print: hardback available
• OP –  Out of print
• PK –  Hardback out of print: paperback available

Oversigten over gemte sæt af alle typer (BIB-poster, Item-poster, brugere, portfolios, collections, Order lines, etc.) har fået den nye grænseflade som vi i forvejen kender fra Holdings Search, Resource Sharing og altså Purchase Order Lines. Listen har fået facetter for nemmere navigation, og detaljerne om hvert sæt åbner i et sidepanel så man ikke mister oversigt over hvor man er i listen.

Den nye grænseflade for "Manage sets" er tilgængelig for alle, uden opt-out mulighed. 

Der er kommet flere felter, der kan vælges som vist i Resource Sharing listerne

• Lending: ISBN, ISSN, Publication date, Publisher, Place of publication. I tillæg vises Copyright information i højrepanelet.
• Borrowing: Publication date

I tillæg vises Call number i detaljevisningen på begge lister, hvis det er tilgængeligt.   

Ny rolle til kontrol af hvem, der kan linke en portfolio til en anden bibliografisk post. Brugere med rollen "Electronic Inventory Operator" vil stadig have mulighed til at relinke til anden BIB-post, mens brugere som har den nyetablerede rolle "Electronic Inventory Operator - Limited" ikke vil have denne mulighed.

Poject MUSE er nyeste i rækken af kilder, der nu bliver tilgængelige for automatisk upload af elektronisk beholdning via en integration profile.

Disse integrationer har ikke altid været problemfrie - vi håber på denne  

Der er kommet flere styringsmuligheder for "Resource Locate" - dvs. den proces, der går ud på at finde materialer, der matcher de citationer, som underviseren sætter på en Reading List. (Denne proces kan køre automatisk når citationer tilføjes, manuelt fra citationens "action knap", eller som massehandling via et job. Det nye denne gang er en ny parameter som angiver hvordan, der skal matches mellem citation og materiale, nemlig "Title AND Author". Vi kan fx sætte det op således, at en citation/BIB-post match først skal undersøge match på ISBN, og først når det ikke sker, skal der forsøges at matches på "Title AND Author", dvs. at både forfatter og titel skal matche. Øvrige tilgængelige match-parametre findes i tabellen Locate Citations by Field (Configuration > Fulfillment > Courses > Locate Citation by Fields).

Denne ændring kom i Leganto juni release.

Det er nu blevet muligt at søge efter en citation inden for en reading list i Alma. Der kan søges på: Keywords, Citation ID, Creator (the citation author's name), ISBN, ISSN, MMS Id, Title (Citation title)

Denne ændring kom med Leganto juli release.

Der kan nu oprettes et sæt af betingelser, der forhindrer at bestemte bibliografiske poster kan slettes. Det har tidligere været muligt at markere eksemplarer som "Committed to retain" - nu kommer den samme mulighed på bibliografisk niveau. (Note: hvis et eksemplar ikke kan slettes, kan den bibliografiske post heller ikke slettes, så dette er primært en udvidelse for BIB-poster uden beholdning.) Det sker via en tabel hvor man definerer hvilket felt + delfelt + evt. indhold, der skal være til stede for at posten skal markeres (ved næste indeksering) som "Committed to retain".

Derudover er det muligt at forhindre redigering af 035-felter med  bestemte prefix. Ændringen er specielt tiltænkt konsortier, hvor det ønskes sikkerhed for, at postens centrale ID-nummer redigeres forkert.

En yderligere styringsmulighed giver mulighed for konsortiets "Central Office" (i praksis dem, med tilgang til NZ-institutionen) at begrænse, om det er bestemte metadatafelter, der ikke må begrænses af konsortietmedlemmer (men stadig gerne af NZ-institutionens brugere). 

Brugen af disse restriktioner skal besluttes centralt og har betydning for hele konsortiet.

Se mere om ExLibris planer for effektiv understøttelse af konsortier i denne præsentation fra maj 2023:

Er du kommet til at fjerne et felt fra en post fra en fejl? Hidtil har det ikke været muligt at fortryde den handling, og du har skullet gå tilbage til en tidligere version af posten for at få det fjernede felt tilbage (og miste ændringer du har lavet i mellemtiden). Nu er der en en ny funktionalitet som gør det nemmere at fortryde en fejl-fjernelse: "Undo Remove, Cut, Paste Field" (Ctrl+Shift+Z) 

Alma collections (ikke at forveksle med Electronic collections) har hidtil bestået af et sæt af enkelttitler for hver collection, dvs. i praksis som et Itemized set. Nu kommer der mulighed for at definere en collection som et logisk sæt, dvs. i praksis som en søgning, hvis resultat ændrer sig dynamisk ud fra hvilke titler, der opfylder søgekriterierne. 

Se mere på Opgraderinger - Primo

Alma understøtter nu Controlled Digital Lending. Dette begreb dækker over muligheden for at kunne udlåne en digital kopi af en bog som erstatning for et fysisk udlån - forudsat at det følger den samme logik som fysisk udlån. Dvs. at den digitale kopi kun må udlånes til én person ad gangen og der må ikke udlånes flere eksemplarer (samlet digitalt og fysisk) end det antal fysiske eksemplarer biblioteket har. Dvs. hvis biblioteket har to eksemplarer og det ene er udlånt fysisk, er der et eksemplar mere tilgængeligt, enten digitalt eller fysisk. Alma understøtter nu denne proces (skal aktiveres af ExLibris på forespørgsel): 

• så lånere kan vælge at bestille et fysisk eller et digitalt lån i Primo,
• kontrol, af at der ikke er flere digital/fysiske eksemplarer i omløb end tilladt,
• en kø-ordning for digitale lån (ligesom for fysiske lån)
• lånerens adgang til vedkommendes igangværende lån via ens konto i Primo (digitale lån kan i sages natur ikke downloades). Se eksempel herunder.

Controlled Digital Lending (CDL) er især en stor ting i USA og tog rigtig fart i under Covid. Det er dog også stødt på problemer, bl.a. tabte Internet Archive en retssag tidligere i år - se omtale her. Den direkte betydning for bibliotekers brug af CDL er ikke helt klar, da Internet Archive ikke ejede fysiske eksemplarer på de materialer de udlånte digitalt.

Udformning af "breve" (emails og udskrifter) er blevet nemmere med en ny grænseflade, mulighed for at gemme udkast, etc.

Der er som sagt flere nyheder og yderligere beskrivelser på release notes-siderne (links øverst i denne tabel)

Borrowing requests med status "Ready to be sent" vises nu i ens Task List (som her) eller ens Task List Widget:

På listen over lending requests kan man nu se holdings- og tilgængelighedsinformation i mere detaljer:

Noter i Resource Sharing i task lists har nu fået en bedre visning: 

I begge Resource Sharing lists kan man nu vælge at inkludere flere felter i sin visning (se Personalisering):

Det er fra maj ikke længere muligt at benytte den tidligere version af Borrowing og Lending lists. 

Generelt om Resource Sharing Task LIsts:

Bruger du de samme handlinger igen og igen i dit arbejde i MDE? Tilføj dem som genveje (QuickLinks), så har du dem samlet et sted. Du kan også fastgøre dine QuickLinks som en menu-linje i MDE.

Når du er på en Holdings post i MDE er det blevet nemmere at se alle Items knyttet til posten: 

(og igen: klik på stjernen for at gemme funktionen som et Quick-link)

Med May release indføres et nyt begreb for bibliografiske MARC-poster, nemlig "Bibliographic Rank". Dette er en talværdi for hvor god/fyldig/komplet en bibliografisk post er, og en ny parameter der kan indgå i afgørelser for oprydning, sammenlægning og berigelse af vores metadata. Bibliographic Rank er synlig både på postens Info-panel og i MDE. Bibliographic Rank kan også benyttes som søgekriterium. 

Hvor man hidtil har kunnet bruge søgeoperatorerne "Equals" og "Contains" kan man nu også benytte "Not equals" og "Not contains". 

Det er en meget kærkommen forbedring, og noget der er blevet stemt igennem via brugercommunity'ets årlige afstemning i 2022. Det er værd at være opmærksom på, hvordan resultatet laves hvis man søger på "Not contains/equals" i en lavere-orden genstand (fx at man søger på electronic titles hvor electronic portfolios "Not contains" en bestemt værdi, eller på physical titles hvor physical items "Not contains" en bestmt værdi. Her er et forsøg på at forklare 

Der er kommet udvidede muligheder for at lave anonymisering - nemlig noter på bestillinger og lån. Disse kan ofte indeholde personlige oplysninger, og det er et godt tiltag at man kan anonymisere noterne for de enheder, der ikke slettes automatisk. 

Der er kommet nye Item Material Types og også en række "generiske " Types, som vi selv kan definere ved behov

Det er værd at være opmærksom på, at i forhold til "Automatic Printing" af bestillingssedler, er Item Material Type den eneste parameter ud over Location vi har at gøre godt med, så i den forbindelse kan det give mening at differentiere. 

Den nye brugergrænseflade er nu kommet til Analytics Objects, som hidtil har været meget svær at navigere i. Der er også kommet ny funktionalitet, der bl.a. gør det nemmere at dele rapporter med andre:

og gør det enklere for den enkelte medarbejdere at "favoritte" bestemte rapporter, som skal være nemt tilgængelige:

Cancellation reasons - de beskeder, der sendes til brugerne, når en bestilling ikke kan opfyldes - har vi hidtil skullet bede ExLibris om at tilpasse ordlyden af. Nu kan vi selv konfigurere dem - og der er yderligere 10, som kan benyttes:

Alle brugerposter har et felt "User Statistical Category". Som navnet antyder, er det primært ment til statistik - fx til at kunne specificere statistik inden for en enkelt User Group. Nu kan man også bruge den som parameter i opsætning af regler for bestilling og udlån.

Reglerne for automatisk fornyelse af udlån kan nu forfines yderligere. Der er kommet to parametre mere, der kan bruges: 

• Den ovenfor nævnte "User Statistical Category"
• Location 

Nye genveje for muse-fri navigation i Metadata Editor - via Alt-tasten.

Der er kommet et nyt brev, som medarbejdere (med rollen User Manager) kan sende til brugere, der har bedt om at få udleveret alle de data, vi har registreret om dem i Alma. 

Oplysningerne sendes med som et vedhæftet XML-dokument. Funktionen er en måde at gøre det nemmere for institutioner at opfylde deres GDPR-forpligtelser, specifikt i forhold til:

• Article 15: "Right of access by the data subject"​
• Article 20: "Right to data portability"

Da den nye grænseflade kom til Resource Sharing Task Lists (Lending og Borrowing) var det savnet, at muligheden for selv at tilpasse hvilke oplysninger der skulle vises hvor, var forsvundet. Nu er det igen blevet muligt at personalisere grænsefladen via det lille tandhjul over listen.

Der er kommet en række forbedringer til Alma viewer (se video) , og til Internet Archive Book reader - bl.a. support for højre-til-venstre bladring.

To gode forbedringer, der kan hjælpe i hverdagen: 

Tidsperiode på Portfolio availability:

Tidsperiode på "Service unavailability message" til brug ved fx ved varsldede nedlunkinger.