Metadata editor - Ny version

Denne vejledning beskriver opbygningen af Metadata Editor (MDE) og de forskellige funktioner som findes. Anbefalinger til brug forekommer løbende i vejledningen.

Frem til oktober 2021 kan man skifte mellem den nye og den gamle version. Det gøres ved at klikke på den nye knap, som ses til højre, når du er inde i MDE/New MDE: 
 

Alma vil gemme denne indstilling for hver gang du logger ind. For at gå tilbage til den gamle version, klikker du på "Old editor":

Altid "på"

MDE vil ligge i bagrunden hele tiden, så man enkelt kan skifte til og fra uden at skulle åbne den på ny hver gang. Posten du arbejder i vil fortsat være åben, når du går ind i MDE igen. For at gå ind og ud, kan man klikke på ikonet for "Show metadata editor/Hide metadata editor" i sidemenuen eller bruge genvejstast Alt+M.  Du vil da komme tilbage til siden, du havde åben i Alma, før du gik ind i MDE.

Fra hovedmenuen åbner du MDE ved at vælge Resources < Cataloging < Open Metadata Editor. 

Opbygning af MDE

MDE er opbygget i 2 ruder, som kan gøres større eller mindre ved behov ved at flytte på linjen med prikkerne. Man kan også skjule den venstre rude ved at klikke på « nederst til højre (markeret med grønne pil på billedet).

Den venstre rude indeholder din liste over åbne poster Records, templates og Rules. Du skifter mellem dem ved at klikke på hver enkelt tab. 

1: Records.

Under Records vil du finde den/de poster, du har hentet ind i MDE, som du arbejder med og som du ikke har released. Records er opdelt i Bibliographic og Holdings. Du skifter mellem dem ved at klikke på hver enkelt tab. Antal poster du har liggende, indikeres med et tal i parentes. Du åbner de enkelte poster ved at klikke på titlen. Når du holder markøren over en linje i listen, vil du se hele titlen sammen med, oplysninger om creation date, modification date og hvem som sidst har ændret posten. Har du en lang liste med poster liggende, kan du søge efter en bestemt titel via søgefeltet. Listen vil filtreres for hver bogstav, du taster ind. Det er også muligt at sortere listen, f.eks. alfabetisk eller efter dato ved at klikke på ikonet . For at frigive alle posterne fra listen kan du klikke på ikonet  Release displayed records in list. Du kan også filtrere listen først, og da vil kun de filtrerede titler blive released. Kan benyttes i stedet for at bruge "Save and release record" for hver enkelt post, men husk at gemme ændringer først.

2: Templates.

Under Templates finder du templates til brug for at lave nye poster eller tilføje ændringer til poster. Der er oprettet fælles templates for forskellige materialetyper. Disse kan ses ved at klikke på shared. Det Kgl. Biblioteks templates er navngivet med "KB xxx". Har du lavet egne private templates, vil de ligge her under private. Templates for bibliografiske poster ligger under MARC21 Bib, templates for holdings ligger under Holdings. Nummeret i parentes indikerer hvor mange templates (private + shared) der findes.

Man kan oprette nye poster herfra ved at højreklikke på den template du vil lave en ny post ud fra og vælge "New record from template". Det anbefales at bruge vores shared templates, f.eks "KB dk Bog".

3: Rules.

Under Rules finder du forskellige regler i forhold til normalization, match and merge etc. som benyttes ved f.eks. fletning af poster.

Den post vi arbejder med er i den store rude (hovedruden). Har du behov for at se 2 poster samtidig, kan du bruge split screen . For at skifte mellem de 2 poster klikker du blot på ruden til den post, du vil arbejde med. For at lukke en af dem og gå tilbage til visning af en post, klikker du på krydset øverst i højre hjørne for den aktuelle post. 

Over hovedruden finder du de forskellige menuer over, hvad du kan gøre med din post:

Klikker du på ikonet Save, lagres ændringerne, du har lavet i posten uden at frigive den. Klikker du på pilen ved siden af, åbner du en dropdown-menu med flere valg:

• Save Record (Ctrl+S) - Gemmer posten på samme måde, som når du klikker på ikonet. Posten bliver liggende i MDE, og den vil fortsat være låst til dig.
• Save and Release Record (Ctrl+Alt+R)  - Gemmer posten og releaser den.  Husk at poster altid skal releases, når du er færdig med dem, så de ikke er spærret for andre.
• Save Draft (Ctrl+Alt+S) - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke. 
• Save as Template - Gemmer posten som en maskepost.  Shared templates navngives altid med "KB xxx". Shared templates laves af /wiki/spaces/KAT/overview, men du kan lave dine egne maskeposter med udgangspunkt i de fælles, med oplysninger du ved er ens hver gang. Se Oprettelse, redigering og sletning af templates - bibliografiske poster og holding

New - Åbner en dropdown-menu, som viser en liste over templates for forskellige materialetyper, du kan bruge til oprettelse af nye poster, og templates for oprettelse af holdings. Praksis for brug af andre end Marc21 Bibliographic/Marc21 Holdings er ikke besluttet, så de bruges ikke. Listen kan variere ud fra, hvilke templates du har bestemt, skal være på listen. Denne kan tilpasses efter behov ved at bruge Templates display configuration, som findes nederst i dropdown-menuen.  Det anbefales at bruge vores shared templates, som er navngivet med "KB xxx", når man skal oprette nye poster. Eksempel efter tilpasning:

  Placement options - Vælger, hvor nye records, templates og rules skal blive oprettet (enten local eller network).

For at oprette en ny holding til en post, vælges en template under Marc21 Holdings.

Open Record - Under udarbejdelse af Ex Libris. Lader dig søge efter og vælge bibliografiske poster via ID, f.eks. ISBN, ISSN eller stregkoder. 

Record Actions - Åbner en dropdown-menu med forskellige muligheder (se genvejstaster i parentes). Mulighederne afhænger om, det er en bibliografisk post eller holding:

Bibliografisk:  Holding: 

• Release Record (Alt+Shift+R) - Frigiver posten uden at gemme nye ændringer. Hvis det er en ny post, du ikke har gemt ændringer på tidligere, vil posten forsvinde. 
• Reload Original Record - Åbner den senest gemte version af posten og overskriver alle ændringer, som er lavet i draft. Kan bruges, hvis du har overskrevet en post og det var forkert.
• Duplicate Record -  Laver en kopi af posten, som du så kan arbejde ud fra.
• Derive New Record -  Laver en ny bibliografisk post baseret på den relaterede post og default template.
• Merge & Combine - Fletter to bibliografiske poster og deres beholdning sammen til en post. 
• Validate (Ctrl+U) - Validerer posten. Eventuelle fejl i posten kan ses under Alerts
• Find Matches (Ctrl+M) - Tjekker for dubletter.
• Show Linkage Information - Bruges til alternativ grafisk repræsentation af andre alfabeter fx hebræisk, arabisk m.fl. ved hjælp af 880 sammenkædede felter, skal du slå denne indstilling til og fra for at se og skjule de 880 sammenkædede felter.
• Add Note - Tilføjer en note til en post. Når en post har en note, får den et note-ikon ved sig i Records listen (i venstre rude) og øverst i redigeringsvinduet (hovedruden), når posten er åben. Klikker man på ikonet i redigeringsvinduet, åbner View notes-ruden. Alternativt kan man også se noten ved at vælge View Related Data > View Notes.
• Assign Record to Another Cataloger - Assigner den bibliografiske post til en anden katalogisator. 
• Release Assignment - Frigiver en post, som er assigned til dig, og derfor låst, så en anden kan arbejde med den.
• Suppress from Discovery - Vælger om en post skal vises i Primo eller ikke. Ikon for suppressed vil vises ved titlen i den venstre rude i MDE og i søgeresultatet i Alma.
• Suppress from External Search - Krydses af om posten ikke skal kunne søges i eksterne systemer.
• Set Management Tags - Åbner en dropdown-menu vedrørende eksport til WorldCat.  Vores poster skal stå som Don't publish. I Danmark sendes poster til WorldCat via Danbib.
• Copy to Catalog - Benyttes ikke.
• Update from Bibliographic - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• Relink to a Different Record - Flytter holding til en anden bibliografisk post.
• Generate Accession Number (Shift+Ctrl+A) -  Anvendes i prædefinerede samlinger til at generere opstillingsnummer fra nummerrulle. Nummerrullen kan også trækkes fra Item.
• Next predicted Item's Information - Anvendes til tidsskrifter. Benyttes til fremskrivning af mønstre/årgange.
• Open predicted items - Anvendes til tidsskrifter. Benyttes til fremskrivning af mønstre/årgange.
• Delete Record (Ctrl+D) - Sletter posten i IZ.   Sletning af bibliografiske poster er kun tilgængelig for Cataloger extended role. Alle kan bruge funktionen for at slette holdings. Brug afventer politik. 

Editing Actions - Åbner en dropdown-menu med muligheder for redigering af posten (se genvejstaster i parentes):

• Add Field (F8) - Tilføjer et nyt felt under feltet, du har markeret i posten.
• Add Subfield (F9) - Tilføjer et delfelt i feltet, du har markeret, dvs. indsætter $$. 
• Add Local Extension (Ctrl+L) - Tilføjer et lokalt felt under feltet, du har markeret i posten. Feltet får et hus-ikon.
• Remove Field (Ctrl+F6) - Sletter feltet du har markeret i posten.
• Open Form Editor (Ctrl+F) - Åbner et redigeringsvindue for komplekse felter. Benyttes på LDR, 006, 007 og 008 i den bibliografiske post og 852 i holdings. Tryk Esc for at lukke.
• Field Information (Alt+F) - Åbner information om Marc21-formatet for feltet, du har markeret i split editor mode. 
• Cut (Ctrl+X) - Klipper den markerede tekst ud.
• Copy (Ctrl+C) - Kopierer den markerede tekst.
• Paste (Ctrl+V) - Indsætter tekst, som er kopieret eller klippet. 
• Enhance the Record (Ctrl+Alt+E/W) - Anvendes ikke.
• Expand from Template (Ctrl+E) - Fletter med en maskepost. Se Flette med templates for bibliografisk post og holdings.
• Generate Author Number (F4) - Anvendes ikke.
• Add Alternate Graphic Representation (Alt+F1) - Anvendes ikke.
• Show Directional Characters - Anvendes ikke.
• Insert Directional Characters - Anvendes ikke.

Add Inventory - Åbner en dropdown-menu, som lader dig vælge, hvilke type beholdning du vil tilføje posten. Hvilke alternativer du får, ændrer sig ud fra den type post, du har åben.

• Add Marc21 Holdings (Ctrl+Alt+H) - Laver en holding tilknyttet den bibliografiske post, du arbejder med. Du kan vælge mellem templates du har valgt til at vises via new < templates display configuration, eller en default Alma holding.
• Add Item (Alt+I) - Tilføjer et item til din holding.
• Add Portfolio (Alt+O) - Benyttes kun for elektroniske materialer.
• Add Representation (Alt+P) - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.

View Related Data - Åbner en dropdown-menu med forskellige muligheder. Menuen ændrer sig ud fra, om du arbejder med en bibliografisk post eller holding:

Bibliografisk post:    Holding: 

• View Collections - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• View in Search (Ctrl+Alt+V) - Viser den bibliografiske post i resultatet på søgesiden i Alma.
• View Inventory (Ctrl+I) - Tjekker om posten har tilknyttet holdings, portfolio eller representation, og viser dem i split editor mode. For Holdings viser den tilknyttede items.
• View Linked Data (Ctrl+Alt+L) - Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• View Notes (Ctrl+Shift+N) - Viser eventuelle noter tilknyttet posten.
• View Orders - Viser den bibliografiske post i resultatlisten på siden for Select PO line (kun hvis der er ordrer tilknyttet posten).
• View Related Bibliographic Records (Ctrl+Shift+B) - Tjekker om, der er andre poster defineret som related til den aktive post, og viser dem.
• View Versions (Alt+Shift+V)- Viser de forskellige versioner af posten. Kan bruges til at genoprette posten til en tidligere version.
• View versions of original record - Viser de forskellige versioner af den originale posten.
  
• Edit Bibliographic Record (Ctrl+Alt+B) - Åbner og viser den bibliografiske post i split editor mode.

Order - Vælges for at lave en PO-line på den aktive post. 

Search & Browse - Åbner en dropdown-menu:

• Browse Shelf Listing (Alt+C) - Skan på opstillingsignatur (call numbers) i Alma.
• Browse Bibliographic Headings (Alt+H) -  Praksis for brug er ikke besluttet, så pt. benyttes denne ikke.
• Search Resources (Alt+E) - Søger i eksterne bibliografiske databaser, herunder Danbib, Bibsys, Libris, LC og WorldCat.  Danske materialer søges i "Danbib" og poster vælges fra "Danbib (Zgateway KB)".

Alerts

Hvis posten du arbejder med, har nogle fejl efter validering, dukker det op en orange linje under posten med advarsel om, hvad som er fejlen:

Klik på pilen for at vise fejlene:

 Som hovedregel skal disse fejlmeddelelser håndteres. Ved tvivlstilfælde kontaktes Katalog & Accession-gruppens medlemmer.

Push to MDE

Fra søgesiden i Alma kan du sende poster til MDE for senere brug. Når du bruger denne funktion, vil du fortsat blive på den side, du er. Posterne vil være åbne i MDE næste gang, du åbner MDE. Du kan vælge flere poster ad gangen, en note øverst vil vise antal poster, som er valgt:

Du sender dem til MDE ved at trykke på "Push selected to MDE". Du kan også sende enkeltposter ved at klikke på de 3 prikker ved hver post, og vælge Push to MDE.

Du kan også bruge "Select All"; dette vil sende den første side med søgeresultater til MDE. 

Når du så går ind i MDE, vil du se posterne i listen med en indikator, som viser, at de var "pushed". Indikatoren vil vises helt til posten bliver gemt.

--------------------------------------------------------------------------------------------

Læs mere på Ex. Libris knowledge center: Metadata editor og Navigating the new Metadata Editor

Forfatter:  Maria Ringsevjen

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 26.02.2021

Vejledningen revideres: Årlig eller efter behov

Roller og ansvar: Maria Ringsevjen  og Margit Sørensen Helbo

Datoer og initialer for løbende revidering: