Projektdigitalisering - workflow i Alma

Projektdigitalisering er oprettet som en work order i Alma, da det er en intern proces. Der er oprettet en work order department (Projektdigitalisering) med tilknyttede operators, en work order type (Projektdigitalisering) samt work order status'es. Der vil kunne oprettes yderligere work order types efter behov - fx. hvis der vil differentieres mellem de forskellige digitaliseringsprojekter og/eller der er behov for separate work order status'es.

Til projektdigitalisering skal bøgerne enten bestilles fra Magasin eller blot scannes ind.

1. Bestilles bøgerne fra Magasin, oprettes bestillingen som en work order:
   
   
   Projektdigitalisering vælges som Process Type og som Managing Department:
   
   'Do not pick from shelf' benyttes kun, hvis materialet ikke skal hentes frem fra Magasin.
   
   Efter klik på Submit vil der være oprettet en Projekt-digitaliserings request med pickup location Projektdigitalisering:
   
   
   
2. Bøger til projektdigitalisering kommer enten fra Magasin eller hentes frem og scannes ind:
   1. Location ’Nationalbiblioteket - Projektdigitalisering’ vælges i Alma:
      
      Kun operators på denne work order department vil kunne vælge den som location i Alma.
   2. Bøger scannes ind med 'Scan in item':
      
      Her er der kun opsat en enkelt work order status: 'Sendt til LGV'. Andre kan opsættes efter behov og derefter vælges i dropdown-menuen.
      Bemærk: der skal ikke 'hakkes af' i Yes til Done med mindre work order processen er færdig.
3. Når en bog er scannet ind i Alma til projektdigitalisering, vil den fremstå med process type ’Projektdigitalisering’:
   
   Den vil i Primo ses som Udlånt men vil kunne reserveres:
   
   

   Og i Alma vil den stå med 1 request:
   
   
   

   Der kan arbejdes samlet med projektdigitaliserings requests ved at klikke på 'Manage in proces items':
   
   Her kan man ved at bruge fx. 'Process status' filteret skifte status for flere bestillinger på én gang.

4. Bogen sendes til digitalisering:
   
   1. Bogen digitaliseres men der sendes ikke besked til låner
   2. Den nye elektroniske post oprettes med digital fil som electronic portfolio under electronic collections svarende til projektet. Der indsættes følgende i den elektroniske post i forhold til Primo:
      

      1. 506 0_ $f Unrestricted online access $2 star (open access indikator i Primo)

      2.  999 $$a med indhold ‘DigiXXXXXX’
      3. 999 $$a med kode EDOD

      4. 506 0_ $f Unrestricted online access $2 star (open access indikator i Primo)

      5. 595 $$s med MMS ID på den fysiske post
      6. 856 felter med URL i $$u samt 'Link til elektronisk udgave' i $$z (pga Danbib eksport)
   3. I den fysiske post indsættes note om, at bogen er digitaliseret
5. Når bogen er digitaliseret, sendes den tilbage til Projektdigitalisering og scannes herefter ind igen i Alma
   
   
   
   
   
   
   
   
6. Når item/post er sat til at være suppressed, scannes bogen ind igen - og husk her at sætte status til ’Done’:
   
   
   
7. Materialet vil nu stå til Transit for Reshelving, i Primo vil den stå som ’Tilgængelig’ og ’Afventer reshelving’, og i Alma vil workflow sted være Transit item: