Denne vejledning beskriver, hvordan man indlægger en "invoice" i Alma og indeholder en almen del (Oprettelse af fællesfaktura: "Summary") og specielle dele gældende for henholdsvis Bøger,  Standing orders og Tidsskrifter.

1.Oprettelse af fællesfaktura: "Summary"

2.Add Invoice lines

• Bøger

• Standing orders

• Tidsskrifter

1. Oprettelse af fællesfaktura: "Summary"

• I menulinjen vælges Acquisition - Receiving and invoicing - Create invoice.
• "Manually" vælges og hvis man ønsker modtagelse i forbindelse med oprettelse af faktura (bøger), vælges "Handle Receiving".
• Tryk "Next".

• I næste vindue udfyldes: Invoice Number, Vendor, Total amount, Invoice date og VAT type (Exclusive).
• Indeholder fakturaen fragt, forsikring eller rabat udfyldes Shipment amount, Insurance amount og Discount amount.
• Hvis Use pro rata vælges, fordeles disse beløb (Shipment amount, Insurance amount og Discount amount) procentvis på den enkelte PO line i forhold til dens/deres andel af den samlede fakturas pris.
• Afslut med   

• I næste vindue vælges Add Invoice Lines 

2. Add Invoice Lines

Bøger:

Forklaring til ovenstående vindue:

• Type - Sættes til Regular.
• PO line - Skrives, hvis det kendes, ellers kan det fremsøges ved klik på dropdown menu . Ved Bøger ser vinduet ud som ovenstående.
• Price - Udfyldes med den aktuelle pris (hvis den afviger fra den forventede, hvilket den jo oftest gør). Ved danske kroner angives beløbet uden moms.
• Price note - Evt. note til prisen.
• Quantity - Antal eksemplarer.
• Funding – Budgetkode ændres/tilføjes om nødvendigt.
• Redistribute Lines – Klik (om nødvendigt) for at opdatere beløbet, der skal trækkes fra det pågældende budget.    

 Bemærk at beløbet indeholder fragt fordelt efter titlens andel af fakturaens samlede beløb

• Der afsluttes med klik på 
  

Oversigten vises nu med de enkelte fakturalinjer tilføjet:

• Indeholder fakturaen kun én linje, afsluttes med 

     
 Tjek at Total amount og Total Invoice lines amount stemmer overens

I dette tilfælde indeholder fakturaen 2 linier

• Tilføj næste linje ved tryk på Ad Invoice Line

• Afslut med 

Oversigten vises nu med de 2 tilføjede linjer

 Tjek at Total amount og Total Invoice lines amount stemmer overens

• Afslut med 

Standing orders:

Forklaring til ovenstående vindue:

• Type - sættes til Regular
• PO line - Skrives, hvis det kendes, ellers kan det fremsøges ved klik på og søgning på f.eks. titel, ISSN… Ved Stående ordrer ser vinduet ud som ovenstående.
• Check subscription date overlab markeres IKKE.
• Additional information udfyldes med volume nummer.
• Invoice Lines of Current PO line viser de 5 seneste betalte fakturaer for denne titel.
• Price – Udfyldes med den aktuelle pris (hvis den afviger fra den forventede, hvilket den jo oftest gør). Ved danske kroner angives beløbet uden moms.
• Funding – Budgetkode ændres/tilføjes om nødvendigt.
• Redistribute Lines – Klik for at opdatere beløbet, der skal trækkes fra det pågældende budget.
• Der afsluttes med klik på 

Oversigten vises nu, med de enkelte fakturalinjer tilføjet:

• Indeholder fakturaen flere linjer, klik Add Invoice line. Hvis ikke, tjekkes at Total amount stemmer overens med Total Invoice lines amount.
• Afslut med

Tidsskrifter:

Forklaring til ovenstående vindue:

• Type - sættes til Regular
• PO line - Skrives, hvis det kendes, ellers kan det fremsøges ved klik på og søgning på f.eks. titel, ISSN… Ved Tidsskrift ser vinduet ud som ovenstående.
• Check subscription date overlab markeres, hvis man ønsker at tjekke om, man tidligere har betalt for perioden, som man indtaster/vælger i Subscription dates range.
• Additional information kan f. eks. udfyldes med volume nummer.
• Invoice Lines of Current PO line viser de 5 seneste betalte fakturaer for denne titel.
• Price – Udfyldes med den aktuelle pris (hvis den afviger fra den forventede, hvilket den jo oftest gør). Ved danske kroner angives beløbet uden moms.
• Funding – Budgetkode ændres/tilføjes om nødvendigt.
• Redistribute Lines – Klik for at opdatere beløbet, der skal trækkes fra det pågældende budget.
• Der afsluttes med klik på 

Oversigten vises nu, med de enkelte fakturalinjer tilføjet:

Indeholder fakturaen flere linjer, klik Add Invoice line. Hvis ikke, tjekkes om Total amount stemmer overens med Total Invoice lines amount.

• Afslut med 

Forfatter: Kim Neander

Dato for udarbejdelsen af vejledningen: 23. december 2020

Vejledningen revideres: hver 2 år eller ved behov

Roller og ansvar: Kim Neander

Datoer og initialer for løbende revidering: