UNDER SKRIVNING
| Table of Contents |
|---|
Hvad kan Work Orders?
Kan jeg ikke bare benytte en tjenstlig låner?
Bibliotekets materialer er primært til for at brugerne skal kunne benytte dem, men nogle gange personalet jo også behov for at bestille et materiale frem fra et magasin, eller reservere det. Hvor slutbrugerne laver en bestilling eller en reservation, bør personalet i stedet benytte en Work Order. I tidligere systemer er det nogle medarbejdere, der har benyttet en såkaldt tjenstlig låner, men det er en dårlig idé for de fleste af de arbejdsprocesser, som personalet bestiller materialer til.
En tjenstlig låner er nemlig bare en låner som alle andre, så når en tjenstlig låner lægger en bestilling på et materiale, vil denne bestilling blive udfyldt af det eksemplar der hurtigst kan opfylde bestillingen. Det er den logik, der giver mest mening for slutbrugere, men når personalet bestiller et materiale, er det ofte fordi det er et bestemt eksemplar, man er interesseret i. En studerende, der skal læse til eksamen er interesseret i et hvilket som helst eksemplar hurtigst muligt, men hvis det er en bog, personalet skal sende til indbinding, sætte på semesterhylde, bruge til udstilling etc. er det ikke ligegyldig hvilket eksemplar, det er tale om. Behovet for at kunne reservere/bestille et bestemt eksemplar er altså en væsentlig grund til at benytte Work Orders i stedet for bestillinger til en "tjenstlig" låner.
En Work Order er som en bestilling, men med indebyggede superkræfter. Udover at kunne knytte bestillingen til et enkelt eksemplar, kan man med Work Orders også bestille flere identiske eksemplarer (fx til semesterhylder) og man kan overhale en reservationskø.
Work Order og processtyring
En Work Order er knyttet til en arbejdsproces, der skal udføres af personalet, fx:
- opstilling på semesterhylde,
- digitalisering,
- opbygning af udstilling,
- fysisk bevaring,
- sende til bogbinder,
- katalogisering
- andre processer, der tager materialet ud af cirkulation for kortere eller længere tid.
Denne proces kan styres gennem at sætte forskellige steps op for den proces. Det betyder, at man kan sikre, at man kommer alle steps igennem, og at man ved hvor i processen en bog befinder sig. Dermed kan processen fortsættes af en anden medarbejder end den der begyndte den. Det kan også være arbejdsgange, hvor bøgerne flyttes fysisk mellem forskellige afdelinger i den samme proces, og man har behov for at have styr på, hvor bøgerne befinder sig. Hvor mange steps man har brug for i processen bestemmes af hvad der er hensigtsmæssigt for at udføre og afslutte opgaven. Der laves altså forskellige Work Order types for de forskellige processer, der skal understøttes.
Work Order Departments
En Work Order er en bestilling, men ikke på vegne af en person, men på vegne af en afdeling (department). Den ønskede bog, der findes frem på et magasin eller afleveres i skranke/automat, bliver sendt til den pågældende department, som tager sig af processen videre. Når man sætter en Work Order department op, angiver man adresse, så denne kommer med på bestillings/transit-sedlerne. Man angiver også hvilke Operators, den enkelte department har - dvs hvilke medarbejdere, der kan håndtere bøgerne i en Work Order.
Når bøgerne ankommer til den pågældende department, optræder de på disse medarbejderes Task List. Medarbejderne får altså besked om, at der skal gøres noget med disse bøger - og det er ikke kun én enkelt medarbejder, men hele teamet af operators, der kan udføre opgaverne. Medarbejderne kan altid se hvilke materialer, der er i proces ved at vælge Fulfillment → Manage In Process Items.
I en Work Order Department bestemmer man også hvilke Libraries, den kan håndtere bøger fra. Det betyder fx at man kan sætte begrænsninger op så en department for Semesterhylder på Bartholins Allé kun kan placere Work Orders på bøger fra Bartholins Allé, Skejby og Victor Albecks vej (blot et eksempel). I andre sammenhænge er det ikke hensigtsmæssigt at lave den type begrænsninger.
En Work Order department kan være en selvstændig Location, som man vælger i sin Alma-profil, eller den kan sættes til at blive håndteret af en Circulation Desk. Hvad der er mest hensigtsmæssigt afgøres lokalt.
Et eksempel på Work Orders
Trin 1: Find dit eksemplar
I dette eksempel bruger vi Work Orders til at bestille og klargøre bøger til en semesterhylde. Man skal have fundet ud af, hvilken titel/eksemplar man ønsker at flytte - i dette tilfælde kommer det fra en pensumliste indsendt gennem Leganto:
Her er Emdrup-eksemplaret udlånt, mens der findes et på hylden i Aarhus.
Havde man nu bestilt bogen som "tjenstlig låner", ville man have fået Aarhus-eksemplaret, siden det er tilgængeligt. Men det er ikke et eksemplar, man ønsker at sætte på semesterhylde i Emdrup. I stedet kan man med en Work Order pinpointe et bestem eksemplar.
Trin 2: Læg en work order
Du finder "Work Order" under Actions-knappen ude til højre i eksemplarvisningen.
2.a: Eksempel på Work Order begrænsning
Lad os først - for illustrationens skyld - se hvad der sker, hvis man i stedet prøver at lave en Work Order på Aarhus-eksemplaret
Vi får en fejlmeddelelse, i billedet hvor man vælger Process Type (dvs hvilken Work Order Type, vi ønsker at bestille eksemplaret til):
Det er fordi, der til Work Order Type "Reservation til semesterhylde" ikke findes en Work Order Department, der kan håndtere materialer fra Victor Albecks vej. Som systemet er sat op på dette tidspunkt er det kun Deptartment "Emdrup semesterhylder", der kan bruge denne Work Order Type, og "Emdrup semesterhylder" betjener kun AU Emdrup:
Denne opsætning kan selvsagt ændres efter aftale, hvor der er behov for det.
2.b Gennemførelse af Work Order
Hvis vi nu i stedet placerer vores Work Order på Emdrup-eksemplaret, så virker det fint.
På siden "Place Item in Process" vælger vi "Reservation til semesterhylde" og Emdrup Semesterhylder som Managing Department. Det betyder, at Emdrup Semesterhylder bliver eksemplarets Pick-up location. Medarbejdere, der er Operators på Emdrup Semesterhylder, får den på deres Task List, og kan behandle den videre
Her er så også tilføjet en note til Work Order bestillingen
Det her eksemplar var jo udlånt, så når det bliver afleveret (i dette tilfælde på KU Nord) går det i transit - til Emdrup Semesterhylder, og med besked om at det skal i proces:
Eksempel på transit-seddel
Læg særligt mærke til:
Fordi det er en Work Order bestilling, kommer der automatisk besked til magasinet, at det er bestemt eksemplar, der efterspørges. Det betyder, at denne bestilling ikke kan opfyldes af et andet eksemplar - modsat låneres bestillinger.
På bestillingssedlen fremgår også hvor bogen skal hen (= navnet på Work Order Department), hvad slags type request det er (= navnet på Work Order Type), samt evt note tilføjet Work Order bestillingen, da den blev lavet
Note: Hvad er "Do not pick from shelf" til for?
På den side, hvor man opretter en Work Order bestilling, har man mulighed for at markere "Do not pick from shelf".
Hvis man gør det, bliver der ikke udskrevet en bestilling i magasinet (fordi de ikke skal ud og hente bogen).
Use case her er, at man allerede har bogen i hånden, og ønsker at den skal indgå i en bestemt Proces. Måske har man allerede været ude og hente en bogvogn med materialer til indbinding, eller man har ad andre veje fået en stak bøger til digitalisering, fx. Så skal du markere her, for at dine kolleger i magasinet ikke skal lede forgæves.
