UNDER SKRIVNING
...
Hvad kan Work Orders?
Kan jeg ikke bare benytte en tjenstlig låner?
Bibliotekets materialer er primært til for at brugerne skal kunne benytte dem, men nogle gange personalet jo også behov for at bestille et materiale frem fra et magasin, eller reservere det. Hvor slutbrugerne laver en bestilling eller en reservation, bør personalet i stedet benytte en Work Order. I tidligere systemer er det nogle medarbejdere, der har benyttet en såkaldt tjenstlig låner, men det er en dårlig idé for de fleste af de bestillingsprocesser, som personalet har brug for. I systemet er en tjenstlig låner nemlig bare en låner som alle andre, så når en tjenstlig låner lægger en bestilling på et materiale, vil denne bestilling blive udfyldt af det eksemplar der hurtigst kan opfylde bestillingen. Det er den logik, der giver mest mening for slutbrugere, men når personalet bestiller et materiale, er det ofte fordi det er et bestemt eksemplar, man er interesseret i. En studerende, der skal læse til eksamen er interesseret i et hvilket som helst eksemplar hurtigst muligt, men hvis det er en bog, personalet skal sende til indbinding, sætte på semesterhylde, bruge til udstilling etc. er det ikke ligegyldig hvilket eksemplar, det er tale om. Behovet for at kunne reservere/bestille et bestemt eksemplar er altså en væsentlig grund til at benytte Work Orders i stedet for bestillinger til en "tjenstlig" låner. Den er som en bestilling, men med indebyggede superkræfter. Udover at kunne knytte bestillingen til et enkelt eksemplar, kan man med Work Orders også bestille flere identiske eksemplarer (fx til semesterhylder) og man kan overhale en reserveringskø.
Work Order og processtyring
En Work Order er knyttet til en procesarbejdsproces, der skal udføres af personalet - opstilling på semesterhylde, digitalisering, opbygning af udstilling, fysisk bevaring, sende til bogbinder, katalogisering, m.v. - og denne Denne proces kan styres gennem at sætte forskellige steps op for den proces. Det betyder, at man kan sikre, at man kommer alle steps igennem, og at man ved hvor i processen en bog befinder sig. Dermed kan processen fortsættes af en anden medarbejder end den der begyndte den, og det kan også være fx at bøgerne flyttes fysisk mellem forskellige afdelinger i den samme proces. Hvor mange steps man har brug for i processen bestemmes af hvad der er hensigtsmæssigt for at udføre og afslutte opgaven. Der laves altså forskellige Work Order types for de forskellige processer, der skal understøttes.
...
En Work Order laver en bestilling, men ikke på vegne af en person, men på vegne af en afdeling (department). Den ønskede bog, der findes frem på et magasin eller afleveres i skranke/automat, bliver sendt til den pågældende department, som tager sig af processen videre. Når man sætter en Work Order department op, angiver man adresse, så denne kommer med på bestillings/transit-sedlerne. Man angiver også hvilke Operators, den enkelte department har - dvs hvilke medarbejdere, der kan håndtere bøgerne i en Work Order. Når bøgerne ankommer til den pågældende department, optræder de på disse medarbejderes Task List. Medarbejderne får altså besked om, at der skal gøres noget med disse bøger - og det er ikke kun én enkelt medarbejder, men hele teamet af operators, der kan udføre opgaverne. Medarbejderne kan altid se hvilke materialer, der er i proces ved at vælge Fulfillment → Manage In Process Items.
I en Work Order Department bestemmer man også hvilke Libraries, den kan håndtere bøger fra. Det betyder fx at man kan sætte begrænsninger op så en department for Semesterhylder på Bartholins Allé kun kan placere Work Orders på bøger fra Bartholins Allé, Skejby og Victor Albecks vej (blot et eksempel). I andre sammenhænge er det ikke hensigtsmæssigt at lave den type begrænsninger.
En Work Order department kan være en selvstændig Location, som man vælger i sin Alma-profil, eller den kan sættes til at blive håndteret af en Circulation Desk. Hvad der er mest hensigtsmæssigt afgøres lokalt.
Et eksempel på Work Orders
her er et eksempel