PDA/EBA workflow
- Opret en PDA.
Man opretter en PDA via top-menuen: Acquisitions > Advanced Tools > Patron Driven Acquisition (PDA), vælg Add PDA. Du kan også administrere eksisterende PDA'er via denne menu.
Du vil nu se og skulle udfylde "PDA Details":
Du skal obligatorisk vælge navn, kode, status, leverandør, og start-dato for PDA'en. Default status er angivet som "draft" - denne skal ændres til "active", før PDA'en aktiveres. PDA'en skal være aktiv før poster kan importeres og knyttes til den.
Følgende oplysninger kan yderligere udfyldes, men tjener kun som information, og har ingen praktisk indvirkning på PDA'en:
"Access threshold": The number of access requests made for the e-resource upon which the institution agrees to purchase the resource. This value is for information only; the vendor checks the value and proceeds accordingly.
"Budget threshold": Indbetalt deposit. The maximum amount of money that the institution is willing to pay for e-resources after theAccess thresholdhas been reached. Also select a currency from the drop-down list. This value is for information only; Alma does not prevent resources from being accessed, even if theBudget thresholdhas been reached.
"Alert percentage": Bruges ikke i KB, før vi kan implementere EOD.
"Use Network Zone": Hakkes af, da bibliografiske poster i KB skal uploades til Network Zone.
Klik på "Save" når du er færdig. - Administrér tilknyttede import-profiler
Dette gøres via funktionen "Manage PDA profiles", som findes i row action list ud for den PDA man arbejder med. Dette åbner billedet "Import profiles". Import-profilerne definerer vigtige parametre for og håndterer import af filer. Yderligere detaljeret beskrivelse findes i Ex Libris dokumention om "Importing records using and import profile".
Du får nu to muligheder:
"Import Repository as part of PDA": anvendes til import af hele profilsæt. Du kan klikke "edit" i rows action list for at redigere i import profilen. Bemærk at profilen som default har status: Inactive, hvilket skal ændres til Active før profilen kan anvendes til post-import.
"Import EOD as part of PDA": anvendes til import af EOD-filer, som markerer købte titler (pt. anvendes disse ikke i KB! Se længere nede om "Administration af købte titler")
For mere om opsætning af import-profiler, se: 11. Postimport / Import profiles
(INTERN NOTE: SKAL VI HER LISTE DEFINEREDE INDSTILLINGER FOR DE IMPORTPROFILER DER ER KNYTTET TIL PDA-PROFILER? ) - Importér poster på profilsæt
Leverandøren sender en repository import file, der indeholder alle titler knyttet til PDA'en. Importér filen til Alma. Dette kræver at du, som i beskrevet ovenfor i punkt 2, har aktiveret import profilen. Klik på "Import Repository" i row action list for at begynde import-jobbet. Dette åbner "Start new import"-funktionen, hvor du skal vælge filen der skal importeres.
Dette job opretter nye bibliografiske poster og portfolier knyttet til PDA-profilen. Disse titler publiceres i Primo, så de er tilgængelige for brugerne. Hvilke titler der efterfølgende udløses til køb vil være defineret i aftalen med leverandøren.
For mere om anvendelse af import-profiler, se: 11. Postimport / Import profiles, samt Ex Libris dokumentation om "Importing records using and import profile". - Administration af købte titler
I tilfælde af implementering af EOD:
Leverandøren sender en EOD-filer, indeholdende købte titler. Importér filen til Alma . Dette kræver at du, som i beskrevet ovenfor i punkt 2, har aktiveret import profilen. Klik på "Import EOD" i row action list for at begynde import-jobbet. Dette åbner "Start new import"-funktionen, hvor du skal vælge filen der skal importeres.
Dette job opretter IKKE beholdning. Alma kører et match-job, der verificerer at titlerne i forvejen findes og er knyttet til PDA-profilen, og opretter PO lines for disse titler. Kun bibliografiske poster der er knyttet til PDA'en medtages i dette match-job.
I tilfælde af manglende implementering af EOD:
Alle portfolier på købte titler skal markeres manuelt:
- søg portfolien frem i Alma
- opret en manuel ordre til portfolien. I tilfælde af betaling via deposit, oprettes i stedet en note for portfolien for at markere den er købt.
Vi mangler endnu at fastlægge workflow for håndtering af købte titler, mhp. på at kunne adskille disse fra ikke-købte titler. - Fakturaer modtages direkte fra leverandøren - også hvis betaling foregår via et præ-indbetalt deposit.
Sæt en PDA/EBA på pause
Man kan instruere Alma til midlertidigt at pause en PDA - det kan være relevant i tilfælde af, at biblioteket løber tør for midler, men ikke ønsker decideret at ophæve aftalen: i så tilfælde kan aftalen midlertidigt stoppes.
...
Dette gøres via funktionen "Pause" i row action list.
Luk en PDA/EBA
Vælg "Terminate" i row action list. Alma ændrer værdien i "PDA end date" til nuværende dato, og alt andet end EOD-filer kan ikke længere importeres. Efterfølgende køres funktionen "Clean up", der fjerner beholdning uden tilknyttede PO lines fra PDA'en. Vælger du "Cancel" køres et kombineret Terminate og Clean-Up job. Status for PDA'en ændres efterfølgende til "canceled" - hvis det er relevant kan PDA'en herefter helt fjernes ved at vælge "delete" i row action list.
Ebook Central Integration
For nogle leverandører, herunder Proquest Ebook Central, er det muligt at opsætte integrationsprofiler. En aktiv integrationsprofil betyder at der automatisk importeres filer på vores aktive PDA-beholdning hos Ebook Central, og at de indeholdte portfolier automatisk aktiveres. Det gælder både købte og ikke-købte titler. Købte titler markeres med en teknisk PO-line. (dette skal uddybes yderligere med udgangspunkt i dokumentation).
Multi-campus support i November: en ny opdatering i November medfører multi-campus support, relevant for institutioner der i samme Institution/Network Zone skal anvende simultane Ebook Central integrationsprofiler. Dét er relevant for KB fordi vi ikke har samme site ID eller beholdning hos Ebook Central. I praksis vil det betyde at vi skal opsætte to forskellige integrationsprofiler: én fra KB-KBH og én for KBH-ARH.
Ex Libris Dokumentation
Patron Driven Acquisition: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/020Acquisitions/100Advanced_Tools/030Patron_Driven_Acquisitions#create_PDA
Record Import: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/060Record_Import
Importing records using and import profile: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/040Resource_Management/060Record_Import/050Importing_Records_Using_an_Import_Profile