Denne vejledning beskriver, hvordan man indlægger en "invoice" i Alma og indeholder en almen del (Oprettelse af fællesfaktura: "Summary") og specielle dele gældende for henholdsvis Bøger, Standing orders og Tidsskrifter.
1.Oprettelse af fællesfaktura: "Summary"
2.Add Invoice lines
- Bøger
- Standing orders
- Tidsskrifter
1. Oprettelse af fællesfaktura: "Summary"
- I menulinjen vælges Acquisition - Receiving and invoicing - Create invoice.
- "Manually" vælges og hvis man ønsker modtagelse i forbindelse med oprettelse af faktura (bøger), vælges "Handle Receiving". Tryk "Next".
- I næste vindue udfyldes: Invoice Number, Vendor, Total amount, Invoice date og VAT type (Exclusive).
- Indeholder fakturaen fragt, forsikring eller rabat udfyldes Shipment amount, Insurance amount og Discount amount.
- Hvis Use pro rata vælges, fordeles disse beløb på den enkelte PO line i forhold til dens procentdel af den samlede fakturas pris.
- Afslut med
- Herefter vælges Add Invoice line.
2. Add invoice lines
Bøger:
- Forklaring til ovenstående vindue:
- Type - Sættes til Regular.
- PO line - Skrives, hvis det kendes, ellers kan det fremsøges ved klik på dropdown menu . Ved Bøger ser vinduet ud som ovenstående.
- Price - Udfyldes med den aktuelle pris (hvis den afviger fra den forventede, hvilket den jo oftest gør). Ved danske kroner angives beløbet uden moms.
- Price note - Evt. note til prisen.
- Quantity - Antal eksemplarer.
- Funding – Budgetkode ændres/tilføjes om nødvendigt.
Tryk 
for at fremkalde de senest benyttede Funds
- Redistribute Lines – Klik (om nødvendigt) for at opdatere beløbet, der skal trækkes fra det pågældende budget.
Bemærk at beløbet indholder fragt fordelt efter titlens andel af fakturaens samlede beløb
- Der afsluttes med klik på
- Oversigten vises nu med de enkelte fakturalinjer tilføjet:
- Indeholder fakturaen kun én linje, afsluttes med
Tjek at Total amount og Total Invoice lines amount stemmer overens
- I dette tilfælde indeholder fakturaen 2 linier
- Tilføj næste linje ved tryk på Ad Invoice Line
- Afslut med
- Oversigten vises nu med de 2 tilføjede linjer
Tjek at Total amount og Total Invoice lines amount stemmer overens
- Afslut med
Standing orders:
- Forklaring til ovenstående vindue:
- Type - sættes til Regular
- PO line - Skrives, hvis det kendes, ellers kan det fremsøges ved klik på og søgning på f.eks. titel, ISSN… Ved Stående ordrer ser vinduet ud som ovenstående.
- Check subscription date overlab markeres IKKE.
- Additional information udfyldes med volume nummer.
- Invoice Lines of Current PO line viser de 5 seneste betalte fakturaer for denne titel.
- Price – Udfyldes med den aktuelle pris (hvis den afviger fra den forventede, hvilket den jo oftest gør). Ved danske kroner angives beløbet uden moms.
- Funding – Budgetkode ændres/tilføjes om nødvendigt.
Tryk for at fremkalde de senest benyttede Funds
- Redistribute Lines – Klik for at opdatere beløbet, der skal trækkes fra det pågældende budget.
- Der afsluttes med klik på
- Oversigten vises nu, med de enkelte fakturalinjer tilføjet:
- Indeholder fakturaen flere linjer, klik Add Invoice line, hvis ikke, tjekkes at Total amount stemmer overens med Total Invoice lines amount.
- Afslut med
Tidsskrifter:
- Forklaring til ovenstående vindue:
- Type - sættes til Regular
- PO line - Skrives, hvis det kendes, ellers kan det fremsøges ved klik på og søgning på f.eks. titel, ISSN… Ved Tidsskrift ser vinduet ud som ovenstående.
- Check subscription date overlab markeres, hvis man ønsker at tjekke om, man tidligere har betalt for perioden, som man indtaster/vælger i Subscription dates range.
- Additional information kan f. eks. udfyldes med volume nummer.
- Invoice Lines of Current PO line viser de 5 seneste betalte fakturaer for denne titel.
- Price – Udfyldes med den aktuelle pris (hvis den afviger fra den forventede, hvilket den jo oftest gør). Ved danske kroner angives beløbet uden moms.
- Funding – Budgetkode ændres/tilføjes om nødvendigt.
Tryk for at fremkalde de senest benyttede Funds
- Redistribute Lines – Klik for at opdatere beløbet, der skal trækkes fra det pågældende budget.
- Der afsluttes med klik på
- Oversigten vises nu, med de enkelte fakturalinjer tilføjet:
- Indeholder fakturaen flere linjer, klik Add Invoice line. Hvis ikke, tjekkes om Total amount stemmer overens med Total Invoice lines amount.
- Afslut med