Page Comparison

Projektdigitalisering er oprettet som en work order i Alma, da det er en intern proces. Der er oprettet en work order department (Projektdigitalisering) med tilknyttede operators, en work order type (Projektdigitalisering) samt work order status'es. Der vil kunne oprettes yderligere work order types efter behov - fx. hvis der vil differentieres mellem de forskellige digitaliseringsprojekter og/eller der er lavet en behov for separate work order status'es.

Til projektdigitalisering skal bøgerne enten bestilles fra Magasin eller blot scannes ind.

1. Bestilles bøgerne fra Magasin, oprettes bestillingen som en work order:
   Image RemovedImage Added
   
   Projektdigitalisering vælges som Process Type og som Managing Department, og der kan indsættes note om, hvilket projekt der digitaliseres til:
   Image Removed
   Der vil nu Image Added
   Efter klik på Submit vil der være oprettet en Projekt-digitaliserings request med pickup location Projektdigitalisering:
   Image RemovedImage Added
   
   
2. Bøger til projektdigitalisering kommer enten fra Magasin eller hentes frem og scannes ind:
   1. Location ’Nationalbiblioteket - Projektdigitalisering’ vælges i Alma:
      
      Kun operators på denne work order department vil kunne vælge den som location i Alma.
   2. Bøger scannes ind med 'Scan in item':
      Image RemovedImage Added
      Her er der kun opsat en enkelt work order status: 'Sendt til LGV'. Andre kan opsættes efter behov og derefter vælges i dropdown-menuen.
      Bemærk: der skal ikke 'hakkes af' i Yes til Done med mindre work order processen er færdig.
3. Når en bog er scannet ind i Alma til projektdigitalisering, vil den fremstå med process type ’Projektdigitalisering’:
   Image RemovedImage Added
   Den vil i Primo ses som Udlånt men vil kunne reserveres:
   Image RemovedImage Added
   

   Og i Alma vil den stå med 1 request:
   Image Added
   
   

   Der kan arbejdes samlet med projektdigitaliserings requests ved at klikke på 'Manage in proces items':
   Image Removed
   Image Added
   Her kan man ved at bruge fx. 'Process status' filteret skifte status for flere bestillinger på én gang.

4. Bogen sendes til digitalisering:
   
   1. Bestillingen slettes i Alma uden at sende besked til låner
   2. Den fysiske post suppresses fra Primo på bibliografisk niveau, hvis alle eksemplarer på den bibliografiske post er digitaliseret - hvis kun et enkelt item er digitaliseret, suppresses det enkelte item (hvis suppress ikke kan lade sig gøre via APIet følger beskrivelse af workflow til at suppresse items og bibliografiske poster i Alma. Suppress kan alternativt laves ved at tildele ny suppressed location til alle items (KBS_DOD)
   3. Den nye elektroniske post oprettes med digital fil som electronic portfolio under electronic collection DOD. Der indsættes følgende i den elektroniske post i forhold til Primo:
      1. Public note med tekst om, at man kan henvende sig til Spørg Biblioteket, hvis man ønsker at se det fysiske eksemplar

      2. 506 0_ $f Unrestricted online access $2 star (open access indikator i Primo)

   4. I den fysiske post indsættes note om, at bogen er digitaliseret
   5. Specifikt for flerbindsværker:
      1. hvis kun ét vol/bind er digitaliseret, vil det kun være det konkrete item, der skal suppresses i den fysiske post i Alma. For at suppresse et enkelt item, skal det have en location, som er suppressed – dvs. location på det konkrete item skal ændres. Der er oprettet en specifik location til dette under Nationalbiblioteket i Alma: KBS_DOD.
      2. det digitaliserede item skal knyttes til den nye elektroniske post i Alma som en partial digitalisering
      3. hvis øvrige bind/vol på den fysiske post digitaliseres, vil de skulle knyttes til samme elektroniske post. Der skal i dette tilfælde ikke laves en ny elektronisk post. Først når alle bind/vol på den fysisk post er digitaliseret, skal den fysiske post suppresses.
         
         
5. Når bogen er digitaliseret, sendes den tilbage til Projektdigitalisering og scannes herefter ind igen i Alma - item/post skal nu suppresses fra Primo, så status 'Suppress fra Discovery' vælges i dropdown-menuen (hvis dette sker via API, skal denne work order status fjernes):
   Image Removed
   Image Added
   
   Suppress fra Discovery sker enten på den bibliografiske post, på holdings niveau eller på det enkelte item
   1. den bibliografiske post suppresses hvis alle items knyttet til posten er digitaliseret:
      1. stregkoden indlæses og i MD-editor sættes tag til 'Suppressed from Discovery':
         
   2. holdings posten suppresses hvis alle items på den enkelte holding er digitaliseret - her et eksempel på en post med 2 holdings, og alle items knyttet til den ene er digitaliseret:
      
      
      Holdingsposten suppresses i MD-editor ved at sætte tag til 'Suppressed from Discovery':
      
      Kun den ene holding er nu suppressed fra Discovery:
      
   3. et enkelt item suppresses, hvis der er knyttet flere items til posten, og kun det ene item er digitaliseret. For at suppresse et enkelt item fra Discovery skal det konkrete item have en ny location, der i Alma står til at være suppressed. Her et eksempel på en post, hvor kun det item er digitaliseret og dermed skal suppresses:
      
      Klik på Barcode og skift 'Permanent location'til 'DOD suppressed fra Primo':
      
      
      Der oprettes nu en ny holdingspost med den nye location, og holdingsposten med det ene item suppresses fra Discovery:
      
      NB: når der skiftes location i Alma, vil alle requests på det pågældende item slettes. Hvis der er requests på det konkrete item, skal der derfor sendes besked til bruger først med link til den nye digitale udgave.
      
      
6. Når item/post er sat til at være suppressed, scannes bogen ind igen - og husk her at sætte status til ’Done’:
   Image RemovedImage Added
   
   
7. Materialet vil nu stå til ReshelveTransit for Reshelving, i Primo vil den stå som ’Tilgængelig’ og ’Afventer reshelving’, og i Alma vil request’en workflow sted være slettetTransit item:
   Image RemovedImage Added